أنواع تقارير الأداء الخاصة بالمشروعات

تقرير الأداء يساعد المتخصصين في الفهم بشكل أفضل لوضع المشروع وتحديد مواقع التحسين مع إبقاء أصحاب المصالح متفاعلين مع خطة المشروع.

إذا كنت تعمل في مشروع يشارك به أصحاب المصلحة، فإن فهم النماذج المختلفة لتقارير الأداء يساعدك في اطلاعهم على مدى تقدم المشروع. في هذا المقال نناقش ما هي تقارير الأداء، شرح المزايا الممنوحة، وصف العناصر المختلفة من عملية اعداد التقرير وتقديم قائمة من نماذج تقارير الأداء المختلفة.

ماهي تقارير الأداء ؟

تقارير الأداء هي مهمة يتولاها متخصصو ادارة المشروعات والتي تقوم على تحليل تقدم المشروع واطلاع أصحاب المصلحة على توقعات وأوضاع المشروع.

وهي تتضمن تجميع وتحليل البيانات المتعلقة بعملية الانتاج الشاملة في المشروع

بشكل عام اعضاء المشروع وأصحاب المصلحة يؤسسون خطة إدارة التواصل في المشروع والتي تحدد بالتفصيل كمية التقارير التي يجب إعدادها خلال عمر المشروع والعناصر المحددة في تقاريرهم. يستطيع المتخصصون اكمال تقارير الأداء للمشروعات ذات المجالات المتعددة مثل التمويل، التصنيع، الشحن، التعليم، السيارات، البناء، تجارة الاعمال، والرعاية الصحية.

عند العمل على مشروع يمكنك جمع تقارير الأداء المختلفة معاً، المقارنة فيما بينهم، واستخلاص المعلومات المناسبة من التقارير السابقة. لك حرية الاختيار بإنشاء تقارير الأداء على شكل ملف نصي، او مثل جدول بيانات، او مخطط بياني، او استخدام تنسيق الصور مثل المخططات والجداول بحيث تكون النتائج سهلة الفهم بالنسبة لأصحاب المصلحة.

مزايا تقارير الأداء :

لدينا هنا عدة مزايا لتقارير الأداء:

يمنح الشفافية: تقرير الأداء يعطي الشفافية لأصحاب المصلحة الذين استثمروا في المشروع وبالتالي يعرفون كيف يستخدم المتخصصون مواردهم المالية خلال عمر المشروع

يقلص مجال الخطأ: استكمال تقارير الأداء بشكل روتيني يمكن ان يسلط الضوء على اي اخطاء محتملة وبدوره يؤدي ذلك الى معالجة المشكلة بسرعة أكبر

يتتبع الانتاجية: استكمال تقارير الأداء يتتبع الانتاجية ويظهر معدل الانتاج والذي يعطي استنتاجاً داخلياً عن المدة التي يمكن للمتخصصين خلالها من انهاء المشروع

يتبع اللوائح التنظيمية: انشاء التقارير يمكن ان يضمن لأعضاء المشروع ان يتقيدوا بالإرشادات ولوائح المشروع التنظيمية

عناصر عملية تقارير الأداء :

رغم أن العناصر الموجودة في تقارير الأداء تختلف وفقاً لنموذج التقرير سنقدم عدة عناصر موجودة بشكل شائع خلال النماذج المختلفة:

تحليل تقارير الأداء السابقة: بشكل عام تحتوي تقارير الأداء على تقارير أداء سابقة بحيث يمكن للإدارة من خلالها مقارنة: الانتاج، الجودة، ومدة المشروعات

ملخص التغيرات: تتضمن تقارير الأداء ملخصاً لاي تغيرات حصلت في المشروع وسبب كل تغيير.

الخطوات التالية: تتضمن تقارير الأداء التحديدات للخطوات التالية التي يجهز أعضاء الفريق لاتخاذها في المشروع.

تقدير المشروع: تقديرات المشروع الحديثة هي جزء من التقارير متضمنةً التوقعات المالية وإيرادات الانتاج.

تقديم معلومات لأصحاب المصلحة: تقدم تقارير الأداء تفاصيل معينة قد يستفسر عنها أصحاب المصلحة كمعلومات عن المواد الأولية، أعضاء المشروع، والمواعيد النهائية.

معلومات أداء العمل: تتضمن هذه المعلومات تفاصيل عن جدول التقدم الزمني للمشروع والتكاليف التي تكبدها المشروع حتى تاريخه

قياس أداء العمل: وباستخدامه تستطيع حساب التقدم الحقيقي لاي مشروع مقارنةً بالتقدم المخطط له

نماذج تقارير الأداء :

تستطيع تسليم تقارير الأداء لأصحاب المصلحة وأعضاء المشروع الاخرين باستخدام البريد الالكتروني أو برامج إرسال متخصص. نقدم هنا النماذج المختلفة لتقارير الأداء التي يمكنك إنشاءها:

تقرير الحالة Status Report :

تقرير الحالة يعطي معلومات عن الوضع الحالي لمشروع ما من خلال عملية الاستكمال. فهو يظهر إذا كان المشروع ضمن المسار نحو موعده النهائي، يعطي ملخصاً تفصيلياً عن المشروع، يسلط الضوء على مواقع التحسين و يضيف اي أهداف حققها المشروع. تستطيع تقارير الحالة مساعدتك في جعل أصحاب المصلحة مدركين للتطوير الشامل والمحدث لدى اي تغييرات في المشروع، و هو التقرير الاكثر شيوعا في الانشاء، و من الشائع عمل تقارير الحالة بشكل منتظم ضمن فترة المشروع معتمدا على خطة إدارة التواصل في المشروع.

تقرير التقدم Progress Report :

يتضمن تقرير التقدم كل العمل المنجز في المشروع منذ التقرير الأخير. فهو يحدد المهام التي انجزتها في مشروع ما حتى الآن، وأي أهداف خاصة بالمشروع حققتها أو تغييرات في خطط المشروع. تقارير التقدم توثق الاعمال التي أنهيتها والتي تساعد على قياس الانتاجية حيث يمكنك مقارنة تقرير تقدمك الحالي بتقارير التقدم السابقة. و نورد فيما يلي امثلة قد تجدها في تقرير التقدم:

أكملنا نتائج الاستطلاع في (التاريخ) و (الوقت)

تنفذ ملاحظات المشروع بدء من (التاريخ)

النتائج المستلمة من مشاركة المجتمع في (التاريخ)

اقتراح مشروع محدث ليشمل النتائج الحالية

استخدام (نوع من الموارد) من أصحاب المصلحة في (التاريخ)

تقرير الاتجاهTrend Report :

تقرير الاتجاه يبحث في المشاكل المتكررة و التي ظهرت خلال عدة من تقارير التقدم بحيث يستطيع المختصون تحديد هذه المشاكل و حلها لرفع معدل الإنجاز. فهي تقيم الأداء الحالي للمشروع بأحدث أداء خلال فترة زمنية مماثلة. تستطيع اكمال هذه التقارير كل أسبوع، شهر , أو سنة ضمن عمر المشروع آخذاً بالاعتبار المواعيد النهائية . تقارير الاتجاه تظهر ما إذا كان معدل الإنجاز الشامل للمشروع يتزايد او يتناقص

تقرير التباين Variance Report :

تقرير التباين يقيم الأداء الفعلي لمشروع ما بالأداء المقدر عمله مستخدماً المتغيرات المتعلقة بقياس أداء العمل. هذه المتغيرات هي الأداء التخطيطي المجدول زمنياً مقارنةً بالأداء الزمني الفعلي وتكاليف المشروع الفعلية مقارنةً بتكاليف المشروع التخطيطية.

لإنشاء تقرير التباين تستطيع تحديد مؤشرات الأداء الاساسية لمشروع ما و التي تحدد بشكل عام في خطة المشروع و من ثم رؤية كم من مؤشرات الأداء تلك قد بلغتها حتى الآن. مؤشر القياس الأساسي الشائع هو المواعيد النهائية للمشروع. كمثال اذا لم يكتمل المشروع في موعده الاصلي النهائي، عندها قد يظهر التقرير تبايناً كبيراً في المشروع

تقرير التنبؤ Forecast Report :

تظهر تقارير التنبؤ ما يتوقع المختصون حدوثه خلال مشروع ما والتنبؤ بنتائج الأداء المستقبلية وتقديم التوقعات الارشادية في المشروع. العناصر المدرجة في تقارير التنبؤ هي: المواعيد النهائية, التكاليف, و جودة المشروع ككل.

في تقرير التنبؤ يمكنك اخذ معلومات الوضع الحالي ومقارنتها بنتائج المشروع المتوقعة.

تقرير القيمة المكتسبة Earned Value Management:

تقرير القيمة المكتسبة يستخدم عمليات رياضية لحساب الأداء. يؤسس المختصون هذه العمليات وفقاً للتغيرات الموجودة ضمن تقرير الأداء. فهم يستخدمون الوقت المنصرم في المشروع وتكاليف المواد والعمالة المقارن بحجم العمل المنجز في المشروع. تقارير القيمة المكتسبة تعطيك استنتاجاً لمعدل الإنجاز في المشروع.